Getwist en Gezeur

Getwist en Gezeur header image 2

10 tools en tips voor de startende ZZP’er/ondernemer

August 31st, 2010 · 3 Comments

(Skip de blabla, ik wil het lijstje :-)!)

Het nieuwe werken voor de starter

Exact over een week, op 7 september komen in Den Haag startende ZZP’ers en ondernemers naar het Ondernemersplein op… het Plein – waar anders :-).
Igluu, de coworking space waar ik mijn werkplek huur, organiseert een workshop over Het Nieuwe Werken voor startende ondernemers (10 – 12 uur).

Het nieuwe werken betekent heel veel dingen tegelijk, maar ik pik er even flexibiliteit uit als rode draad:

  • in locatie:
    de mogelijkheid om te kiezen waar je werkt naargelang de mensen die je wil zien die dag of het soort van werk dat je wil doen
  • in tijd:
    niet meer gebonden aan 9-5 werkuren
  • in investering:
    je kan starten met een lage investering en minimale overhead, wat de drempel drastisch verlaagt om “het eens te proberen”

Net zoals Igluu1 de drempel verlaagt voor startende ZZP’ers/ondernemers met een fysiek aanbod(een flexibele werkplek met faciliteiten “on demand”),  zijn er een heleboel online tools die Het Nieuwe Werken mogelijk maken voor de startende ondernemer.  Niet alleen om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, maar ook om voor een lage kost je IT-infrastructuur up en running te krijgen.

Over nuttige online tools wil ik op 7 september een klein halfuurtje presenteren en modereren.  De presentatie wordt vooral een serie screenshots, deze blogpost de bijhorende verzameling links.

Ik had graag feedback van jullie, digerati-bloglezers, op onderstaand draft lijstje.  Dump je aanvullingen/verbeteringen/herformuleringen in de comments. 

En als je gebruiker bent van één van die tools ben je op 7 september welkom bij de sessie om kort je ervaring te delen (we regelen wel dat je alsnog aan een toegangskaart raakt2.

10 tools en tips

  1. Zorgeloze e-mailinfrastructuur:
    Gmail kent iedereen, maar minder bekend is dat je de email @jouwdomein.com ook door Google kunt laten hosten. De Standard edition is zelfs gratis (leeft van advertenties naast de mail net zoals Gmail zelf)3.
  2. Profi site voor 50€/jaar?
    Heel wat bedrijven hebben bloggen ontdekt als makkelijk middel om nieuws te publiceren, contact te houden met klanten, leveranciers of concullega’s.  Maar wist je ook dat je ook een blog kan omvormen tot een gewone website met gebruikelijke ingrediënten als een nieuwspagina en een contactformulier?
    In het veelgebruikte blogprogramma WordPress vink je in de opties aan dat je voorpagina een “statische pagina” is en dat je de blog op een aparte pagina wil – dat wordt dan je nieuwspagina4.
    Voor 50$ per jaar kan je op de gehoste versie van WordPress op WordPress.com een site op je eigen domeinnaam, eigen vormgeving en zonder reclame laten hosten.
  3. Hou je domeinnaam in eigen handen:
    Je domeinnaam is de basis van je online aanwezigheid.  Als je je domeinnaam door een onafhankelijke partij laat registreren en zelf alle settings in handen houdt, kan je later van de ene online dienstverlener naar de andere overschakelen zonder dat je klanten er iets van merken.  Zorg dus dat je domeinnaamboer je zelf alles laat instellen.
    [Tips gevraagd: wat zijn domeinnaamregistranten voor .nl waar je tevreden van bent?].
  4. Je bestanden in de wolken:
    Er zijn verschillende aanbieders van online opslag maar geen zo gebruiksvriendelijk en makkelijk als dropbox.com.  Een gratis account geeft je een 2 Gigabyte-gedeelde folder op  thuis-desktop, laptop, netbook en smartphone.  Met een paar muisklikken kan je bestanden backuppen, delen met je contacten of publiek zetten voor iedereen op het web. 
  5. Online Samenwerken
    Gebruik een online document in plaats van documenten heen en weer te mailen.  Google Docs5 laat je samenwerken aan spreadsheets, teksten en zelfs schetsen.
  6. Documenteer je eigen routines
    Hoeveel tijd verlies je niet met het uitzoeken van dingen die je ooit wel eens gedaan hebt, maar vergeten hebt hoe precies?  Als je bij het uitzoeken, meteen voor jezelf noteert welke stappen je gezet hebt, kan je die procedure nadien weer opzoeken (én verfijnen).  
    Wiki’s, die in organisaties vaak gebruikt worden om samen documentatie te schrijven, kan je ook gebruiken als je persoonlijke online doorzoekbare kennisbank – zo vind je ook weer terug wat je ooit genoteerd hebt. In Google Apps vind je Google Sites, een prima wiki6.
  7. Administratie als bijproduct van je normale werk.
    Voor de belastingdienst hoor je een tijdsregistratie bij te houden.  Als je uren schrijft, kan je je een export van je urenregistratietool ook  gebruiken voor de belastingdienst – maar registratie van non-billable uren wordt dan snel weer een karwei.
    [Tips gevraagd: welke tijdsregistratietools vinden jullie als urenschrijvers makkelijk en gebruiksvriendelijk?].
    Zelf hou ik in Google Calendar een aparte kalender (een apart kleurtje!) aan voor mijn zakelijke activiteiten.  Die exporteer ik dan één keer per kwartaal naar een excel file – en klaar is die tijdsregistratie.
  8. Doe thuis niet wat je onderweg al kan 
    Mobiele apps kunnen je veel tijd besparen: 
    1. Er zijn een boel apps voor kilometerregistratie om snel nog even de stand van de teller in te tikken voor je uit de auto stapt. Voorbeeldje: Milebug.
    2. Een aantal online tijdsregistratie programma’s hebben een mobiele app die je tijdsbesteding bijhouden onderweg of bij de klant – zoals Toggl
    3. Scannen: ik gebruik de Evernote.com app om businesscards te scannen en doorzoekbaar te maken. CardMunch– wat de gegevens dadelijk ook in je adresboek stopt, ziet er nog beter uit, maar is nog niet uit in Nederland. En had ik verteld dat je  je Google Apps contacten en kalender automatisch kan laten  synchroniseren met je smartphone?
  9. Online factureren: sneller en makkelijker
    Er zijn een tiental online facturatietools, alleen al in Nederland.  Ik ben zelf fan van het extreem gebruiksvriendelijke Moneybird.  Een factuur opstellen en versturen is een kwestie van een paar muisklikken (en de omschrijving bedenken natuurlijk).  Voor één euro per factuur kan je ze zelfs laten printen en met de post versturen.  Iets hippere klanten laat je dan weer dadelijk via iDeal betalen.
    Moneybird is voldoende om je BTW-aangifte mee te doen, en een goeie digitale basis voor je jaaropgave.
  10. Fax- en telefoontoestel naar het museum!
    Faxen kan je vanop om het even welke computer met Pamfax – en SkypeOut kan je factuur sterk verminderen. [Tips gevraagd: welke online diensten gebruiken jullie om _binnenkomende_ telefoontjes en faxen te verwerken?].

Ken je nog andere toepassingen die ik over het hoofd gezien heb?  Vermeld ze in de comments.
Ben je gebruiker van diensten die ik wel eens overwogen, maar nog geen ervaring mee heb – ik hoor het graag – het liefst nog live volgende week:

  • Getmarvia (drukwerk)
  • Yuki (online administratiekantoor)
  • 99Designs (laten ontwerpen van je huisstijl in lageloonlanden)
  • Twinfield (boekhoudpakket dat je deelt met je boekhouder)

Dank alvast!

  1. of andere co-workingplaces []
  2. maar laat wel iets weten aan pascal at mijn domeinnaam []
  3. Google biedt steeds meer en meer mogelijkheden om je te verleiden om te upgraden naar de 50$/jaar/gebruiker – maar de gratis Standard Edition voldoet aan de meeste behoeften []
  4. Voorbeeldjes ter inspiratie: Panoramaflat.nl, Latemscreatief.be. []
  5. wat je ook op een je eigen docs.jeeigendomein.com kan laten draaien… []
  6. In mijn eigen wiki vind je b.v. een onderdeeltje “wekelijkse, 3-maandelijkse en maandelijkse routines”: waar ik netjes documenteer met welke tussentijdse activiteiten mijn administratie up to date blijft.  Maar zeker als je een activiteit start die verder gaat dan uren schrijven, zal het makkelijker zijn om goed gedocumenteerde taken uit te besteden op het moment dat je er zelf geen tijd meer voor hebt []

Tags: , , , , , ,

3 responses so far ↓

  • 1 Philippe Creytens // Aug 31, 2010 at 7:13 pm

    Voor tijdsschrijven is Getharvest lekker makkelijk. Op te zetten via Google Marketplace. EN met een mobile browser site die registratie ook onderweg mogelijk maakt.

  • 2 Robert Gaal // Sep 1, 2010 at 10:53 am

    SkypeOut, Moneybird, Dropbox, Google Apps, volgens mij hebben je 90% van de tips besproken die ik ook zou geven. Ik zou daarnaast adviseren om een goeie web ontwikkelaar/designer te zoeken met wie je een lange termijn relatie kan onderhouden (indien je zelf op dit gebied geen ster bent). Hetzelfde geld voor een accountant. Hiervoor mag je best een maandje of twee uittrekken, en moet je langs een aantal bedrijven zijn geweest voordat je een keuze maakt.

    Voor een .nl registar kan ik TransIP aanraden. Niet alleen kun je dan on the fly registreren, maar hun dashboard zit gewoon goed in elkaar. Geen Plesk of meer van dat soort meuk.

  • 3 Anja // Sep 22, 2013 at 9:45 am

    Nog een hele goede tip voor alle startende ondernemers is: zorg dat je telefonisch goed bereikbaar bent. Een bedrijf dat niet of niet goed bereikbaar is, loopt het risico dat de beller de concurrent belt en jij een opdracht mis loopt.
    Neem geen risico en neem een goede telefoonservice in de arm, zo een die gespecialiseerd is in de belangenbehartiging van startende ondernemers.

Leave a Comment